Tietosuojavaltuutetulta päätös asiakaspuheluiden tallentamista koskevasta informoinnista

Tietosuojavaltuutetun toimisto antoi 7. toukokuuta päätöksen siitä, oliko rekisterinpitäjä informoinut asiakkaita riittävästi puheluiden tallentamisesta. Tietosuojavaltuutetun tietoon oli saatettu, että rekisterinpitäjän työntekijät eivät kertoneet asiakkaille puheluiden tallentamisesta silloin, kun he soittivat asiakkaalle, ellei asiakas erikseen kysynyt asiasta.

Rekisterinpitäjän toiminta ja asian käsittely

Tietosuojavaltuutetun toimisto ratkaisi asian ja saattoi sen rekisterinpitäjän tietoon ensimmäisen kerran lokakuussa 2023. Rekisterinpitäjän menettely ei kuitenkaan ollut muuttunut marraskuussa 2023, eikä asiakkaalle soitettaessa edelleenkään kerrottu puhelun tallentamisesta, ellei asiakas itse kysynyt asiasta.

Rekisterinpitäjältä pyydettiin asiassa selvitystä, ja se vastasi selvityspyyntöön toukokuussa 2024. Selvityksen mukaan asiakkaan soittaessa rekisterinpitäjälle puhelun alussa tulee automaattinen ilmoitus puhelun tallentamisesta. Sen sijaan rekisterinpitäjän työntekijän soittaessa asiakkaalle informoinnin tapa saattoi vaihdella niin, että tallennuksesta kerrottiin puhelun alussa, sen aikana tai asiakkaan kysyessä asiasta. Rekisterinpitäjän mukaan se oli ohjeistanut työntekijöitään informoimaan asiakkaita puheluiden tallentamisesta ainakin asiakkaan siitä kysyessä.

Rekisterinpitäjä totesi, että lokakuussa 2023 saatu tietosuojavaltuutetun kirje jäi inhimillisen virheen vuoksi huomioimatta asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä kuitenkin kertomansa mukaan muutti selvityksen antamisen yhteydessä toimintaansa, kun se huomasi tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla ohjeistuksen siitä, millä tavalla ja missä vaiheessa rekisterinpitäjien on informoitava puheluiden tallentamisesta.

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös

Päätöksessään apulaistietosuojavaltuutettu totesi, ettei rekisterinpitäjän asiakaspuheluiden tallentamista koskeva informointi ollut yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista. Puhelutallenne sisältää henkilötietoja, sillä ääni katsotaan henkilötiedoksi. Siten puhelun tallentaminen on henkilötietojen käsittelyä, ja tallentamisesta on informoitava keskustelukumppanille. Jotta rekisteröity saa tiedon henkilötietojen käsittelystä läpinäkyvästi, rekisterinpitäjän on toimitettava tieto käsittelystä ennen tietojen käsittelyn aloittamista tai viimeistään silloin, kun henkilötietojen käsittely aloitetaan.

Koska rekisterinpitäjän toiminta on selvityksen mukaan mahdollistanut sen, ettei asiakkaita ole informoitu puhelun tallentamisesta ollenkaan tai heitä on informoitu vasta keskustelun aikana, apulaistietosuojavaltuutettu antoi rekisterinpitäjälle huomautuksen. Määräystä toimintatapojen muuttamisesta ei annettu, koska rekisterinpitäjä on selvityksensä perusteella nyt muuttanut menettelyään siten, että asiakas saa tiedon tallennuksesta heti puhelun alussa.

Tietosuojavaltuutetun koko päätöksen voit lukea täältä.

Kuva: Unsplash / Julian Hochgesang