Tietosuojavaltuutetun joulukuun päätöksiä – hallinnollinen maksu ja henkilöllisyyden todistaminen

Tietosuojavaltuutettu muun muassa valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamisesta. Rekisteröidyt voivat pyytää tietosuojavaltuutetulta päätöstä oikeuksiinsa liittyen. Joulukuussa 2024 tietosuojavaltuutettu julkaisi useita päätöksiä, joista esimerkiksi päätöksessä TSV/8668/2024 oli kyse rekisterinpitäjän oikeudesta periä kohtuullinen hallinnollinen maksu rekisteröidyltä. Päätöksessä TSV/121/2021 taas oli kyse henkilöllisyyden vahvistamisesta ja rekisteröidyn oikeudesta tutustua tietoihinsa.

TSV/8668/2024 – Hallinnollinen maksu

Päätöksessä TSV/8668/2024 18.12.2024 oli kysymys rekisterinpitäjän oikeudesta periä kohtuullinen hallinnollinen maksu rekisteröidyltä. Rekisteröity oli pyytänyt päästä tutustumaan tietoihinsa sähköisesti. Rekisterinpitäjä lähetti tiedot postissa muistitikulla ja lähetti erillisellä viestillä salasanan, jolla muistitikun tiedot saa käyttöönsä. Rekisteröity totesi, että turvasähköposti olisi ollut hänen mielestään turvallisempi ja nopeampi tapa toimittaa tiedot. Posti sanoi toimittaneensa muistitikun, mutta rekisteröity väitti, että tiedot eivät saapuneet. Rekisterinpitäjä lähetti tiedot kaksi kertaa uudelleen kirjeellä, joka noudetaan postitoimipaikasta. Rekisteröity vaati noutokuluja korvattavaksi (120 euroa). Rekisterinpitäjä vaati neljännen lähetyskerran postituskulujen korvaamista ja ei suostunut maksamaan noutokuluja.

Tietosuojavaltuutettu totesi, että rekisterinpitäjää ei määrätä noudattamaan rekisteröidyn pyyntöä. Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklaa ja euroopan tietosuojaneuvoston ohjetta 1/2022 yhdessä tulkiten rekisterinpitäjä voi päättää tilanteen mukaan toimitusmuodosta ottaen huomioon asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet kuten asianmukainen salaus. Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa niin pyytäessään, mutta rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta toimittaa tietoja yksittäisen rekisteröidyn vaatimalla sähköisellä tavalla. Muistitikulla toimittaminen täyttää siis tietosuojaviranomaisen tulkinnan mukaan sähköisen toimitustavan vaatimuksen.

Vaikka lähtökohtaisesti rekisterinpitäjän tulee toimittaa yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot maksuttomasti, ei rekisterinpitäjän tule tämän perusteella maksaa rekisteröidyn tietojen noutamiseen käyttämästä ajasta tai siihen menevistä kuluista. Rekisterinpitäjä voi tietosuojavaltuutetun mukaan yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 5 kohdan a alakohdan perusteella periä rekisteröidyltä neljännestä lähetyksestä muodostuvat postikulut hallinnollisina kustannuksina.

Lue lisää tietosuojavaltuutetun ratkaisusta täältä.

TSV/121/2021 – Henkilöllisyyden vahvistaminen

Päätöksessä TSV/121/2021 oli kyse rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamisesta ja rekisteröidyn oikeudesta saada tutustua tietoihinsa. Rekisteröity oli pyytänyt saada tutustua omiin tietoihinsa ja halusi tietää mille kolmansille osapuolille hänen tietojaan oli luovutettu. Rekisteröity oli myös kertonut turvakiellostaan rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä ei suostunut luovuttamaan tietoja, koska rekisteröity ei voinut/suostunut varmentamaan henkilöllisyyttään rekisterinpitäjän edellyttämällä tavalla. Rekisteröity ei pystynyt varmentamaan henkilöllisyyttään vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, koska hänellä ei ollut siihen tarvittavia pankkitunnuksia. Rekisterinpitäjän asiakaspalvelu oli kiinni koronarajoitusten vuoksi, jolloin paikan päällä tehtävää tunnistautumista ei voitu tehdä. Rekisteröity ei myöskään suostunut toimittamaan rekisterinpitäjän vaatimia lisätietoja muiden tunnistautumiskeinojen epäonnistuttua. Lisäksi rekisteröidyn antama sähköpostiosoite ei vastannut rekisterissä olevaa sähköpostiosoitetta. Myöhemmin rekisteröity on käyttänyt itseasiointipalvelua oikealla sähköpostiosoitteella ja käyttäen vahvaa sähköistä tunnistautumista ja näin päässyt tutustumaan tietoihinsa.

Tietosuojavaltuutettu totesi, että rekisterinpitäjän toiminta henkilöllisyyden vahvistamiseen liittyen ei ollut yleisen tietosuoja-asetuksen vastaista ja siten rekisterinpitäjälle ei annettu huomautusta. Rekisterinpitäjällä on ollut syy epäillä pyynnön lähettäneen henkilön henkilöllisyyttä erityisesti turvakiellon vuoksi. Oikeus tutustua tietoihin on toteutunut, kun henkilöllisyys on pystytty varmistamaan.

(Tapauksessa huomautetaan, että nykyään oikeus saada tiedot vastaanottajista tai vastaanottaja ryhmistä käsitellään hiukan eri tavalla kuin tapauksen aikaan. Rekisterinpitäjän toiminta asiassa vastasi kuitenkin yleistä käytäntöä sinä aikana. Lue lisää aiheesta ratkaisusta.)

Lue lisää tietosuojavaltuutetun päätöksestä täältä.

Kuva: Unsplash/Kaffeebart