Apulaistietosuojavaltuutettu: Rekisterinpitäjä on noudattanut velvollisuuksiaan toimittamalla ensin äänitetyn puhelun litteroidun version

Apulaistietosuojavaltuutettu antoi uuden päätöksen rekisteröidyn oikeudesta tutustua tietoihin. Apulaistietosuojavaltuutetun mukaan rekisterinpitäjä on noudattanut yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan vaatimuksia vastatessaan rekisteröidyn pyyntöön saada tutustua tietoihin toimittamalla ensin puhelutallenteesta kirjallisen, litteroidun version.

Asian tausta

Rekisteröity oli 28.10.2022 pyytänyt rekisterinpitäjältä kaikkia asiakastyytyväistutkimukseen liittyviä asiakirjoja, sähköposteja, puheluäänitteitä ja mahdollista muuta aineistoa postitse. Rekisteröidyn mukaan hän oli saanut ensin vain vastauksen ja litteroidun puheluäänitteen, mutta ei puhelutallennetta tai muita asiakirjoja. Litterointi ei hänen mukaansa vastannut puhelun sisältöä. Rekisteröity vaati, että tietosuojavaltuutettu määrää rekisterinpitäjää toimittamaan pyydetyn puhelutallenteen ja muun pyydetyn aineiston maksutta.

Rekisterinpitäjän mukaan rekisteröidylle toimitettiin kaikki tarkastuspyynnössä pyydetyt tiedot. Rekisterinpitäjä totesi vastanneensa ensin, että sähköisessä muodossa tallennettua puhelutallennetta ei voida toimittaa postitse vaan on sen sijaan toimittanut puhelun litteroinnin. Rekisterinpitäjä kertoo myöhemmin toimittaneensa puhelutallenteen ja muut asiakirjat postitse muistitikulla. Rekisterinpitäjän mukaan puhelutallenteen litterointi vastaa puhelun sisältöä. Tallenteessa on rekisterinpitäjän mukaan epäselvä kohta, jonka voi ymmärtää kahdella eri tavalla. Tietosuojavaltuutetun toimisto sai rekisterinpitäjältä arvioitavakseen rekisterinpitäjän toimittamat tiedot.

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös

Apulaistietosuojavaltuutettu katsoi selvitysten perusteella, että rekisterinpitäjä on noudattanut yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 1 kohdan ja 15 artiklan 3 kohdan vaatimuksia toimittamalla ensin puhelutallenteesta kirjallisen, litteroidun version. Apulaistietosuojavaltuutettu ei anna rekisterinpitäjälle huomautusta ja katsoi myös, että rekisterinpitäjä oli toteuttanut rekisteröidyn pyynnön saada tutustua tietoihin toiminnallaan. Tämän vuoksi apulaistietosuojavaltuutettu ei myöskään antanut rekisterinpitäjälle määräystä toimittaa enempää rekisteröityä koskevia tietoja.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta velvoittaa rekisterinpitäjää toimittamaan jäljennökset käsiteltävistä henkilötiedoista. Asetuksen 12 artiklan 1 kohdan mukaan rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle 15 artiklan mukaiset kaikki käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Tietosuojavaltuutettu on aiemmassa päätöksessä todennut (3592/152/19), että on rekisterinpitäjän velvollisuus arvioida tapauskohtaisesti, mikä on asianmukainen muoto toimittaa tiedot. Tietojen ei tarvitse olla alkuperäisessä muodossa, mutta niitä ei saa tietenkään muokata erilaisiksi kuin mitä ne todellisuudessa rekisterinpitäjällä ovat. Rekisteröidyllä tulee olla mahdollisuus varmistua tietojen oikeellisuudesta.

Rekisterinpitäjän toimittaman selvityksen perusteella rekisterinpitäjä on ensin toimittanut litteroinnin puhelusta. Pyynnön uusimisen jälkeen rekisterinpitäjä on toimittanut myös puhelutallenteen muistitikulla postitse. Toimitus postitse on rekisteröidyn toive. Rekisteröity on saanut siis litteroinnin ja puhelutallenteen, joten rekisteröity voi varmistua tietojen oikeellisuudesta. Apulaistietosuojavaltuutettu totesi myös, että tässä tapauksessa litterointi olisi ollut mahdollinen tapa toteuttaa rekisteröidyn oikeus saada tutustua tietoihin.

Kuva:  Unsplash/Lianhao Qu